Hybride vergaderen: meer kans op slagen met deze 9x tips
Een hybride vergadering is de gedroomde blend tussen online en fysiek vergaderen. Al liggen we soms wel eens wakker van de uitdagingen die het met zich meebrengt. Want omdat niet iedereen online deelneemt, maar er ook deelnemers in een fysieke vergaderruimte aanwezig zijn, moeten we rekening houden met de wensen van beide partijen. Wij delen onze 9 beste tips voor een succesvolle hybride meeting.
Tip 1 Creëer de juiste sfeer met een ludieke ijsbreker
A little smalltalk never hurt nobody. Al hou je die praatjes over alles en niks liever kort en krachtig. Om de stroeve sfeer die een hybride vergadering met zich meebrengt te doorbreken, warm je de deelnemers liever op met een passende ijsbreker. In onze top 10x ijsbrekers vind je er vast ook één die rijmt met jouw hybride meeting.
Tip 2 Stimuleer de betrokkenheid van digitale deelnemers
Eén van de grootste struikelblokken van een hybride vergaderingen is het gebrek aan betrokkenheid bij de online deelnemers. Met deze tips vergroot je hun participatie.
- Laat online deelnemers eerst aan het woord.
- Stel gerichte vragen aan de deelnemers op afstand.
- Gebruik een gemeenschappelijke digitale tool om te brainstormen.
- Maak gebruik van het ‘Raise your hand’-principe, zowel online als fysiek.
Tip 3 Zorg ervoor dat iedereen zich gelijkwaardig voelt
Iedereen gelijk voor de wet. Plaats alle deelnemers – ook de fysieke – achter hun eigen laptop. Met beeld, maar zonder klank.
Tip 4 Zet je hybride vergaderruimte on point
Het succesvol slagen van een hybride vergadering valt of staat met een doordacht ingerichte vergaderruimte. En daar hoeft niet per se een volledige IT-afdeling achter te zitten die je op je wenken bedient. (Al wordt het zo wel makkelijker.) Nee, ook met kleine investeringen en eenvoudige oplossingen kom je al een eind ver. Ontdek hier hoe je in 3 stappen een effectieve hybride vergaderruimte in elkaar bokst.
Tip 5 Schakel een technische hulplijn in
Vermijd SOS-noodsignalen en wijs een hulplijn aan in de fysieke vergaderruimte. Problemen met beeld of klank? Better call Saul. Jouw à la minute it-specialist ondersteunt de online deelnemers bij elk technisch probleem. Weer een zorg minder.
Tip 6 Doe een dry run
Met een dry run test je net voor de vergadering het technische verloop en verklein je de kans op storingen tijdens de vergadering. Ready, set, run!
Tip 7 Leg voldoende pauzes is
Een hybride vergadering vraagt meer focus. Las daarom ook vaker een korte pauze in.
Tip 8 Maak op voorhand duidelijke afspraken
Goede afspraken maken goede vrienden. En dat is bij een hybride vergadering niet anders. Maak vooraf duidelijke afspraken om de meeting gestroomlijnd te laten verlopen. Denk hierbij aan het al dan niet dempen van de microfoon, het inschakelen van de camera en het minimaliseren van achtergrondgeluiden.
Tip 9 Uit evalueren kan je leren
Last but not least, raden we je aan om elke (hybride) vergadering achteraf te evalueren. Wat liep goed? Waar liep het mis? Wat kan er de volgende keer beter?
Wil je meer weten over hybride vergaderen? Lees hier meer over de voor- en nadelen van hybride vergaderen en richt met dit stappenplan jouw hybride meet-out locatie in.
Ben je op zoek naar een externe meeting room voor je hybride vergadering? Vind een inspirerende locatie op Meeting-out.
