In 3 eenvoudige stappen naar je eigen hybride vergaderruimte
De vergaderruimte is volop bezig aan zijn comeback, en daarom hebben wij er alle baat bij om hem klaar te stomen voor de toekomst. Want nu zowel werknemers op afstand als werknemers op kantoor deelnemen aan vergaderingen, zien onze meetings er anders uit. En dus moeten onze vergaderruimtes er ook anders uitzien. De juiste technologie is daarbij een eerste en belangrijkste investering. Door slimme ruimtes uit te rusten met slimme tools die compatibel zijn, maak je een sterk (digitaal) overleg mogelijk. Maak elke vergaderruimte hybride in deze 3 eenvoudige stappen.
STAP 1 Hold your horses
Loop niet te hard van stapel, maar bezint eer ge investeert.
- Lijst op welke tools je nu al gebruikt en zorg ervoor dat je nieuwe investeringen compatibel zijn met de bestaande installaties. Wil je je huidige softwarepakket, productiviteitstools en audio- en videoapparatuur blijven gebruiken of zijn ze aan een upgrade toe? Neem weloverwogen beslissingen. Heb je zelf geen kaas gegeten van UC&C-platformen? Laat je dan bijstaan door een professionele IT-dienst.
- Het doel van een vergadering kan sterk variëren. Van presenteren en informeren tot co-creëren. Denk na waarvoor je vergaderruimte moet dienen en zorg ervoor dat de inrichting ervan past bij het format. Op die manier stimuleert je opstelling de creativiteit en samenwerking van je team.
STAP 2 Kies de juiste randapparatuur voor de full hybrid-experience
Om ervoor te zorgen dat deelnemers elkaar echt begrijpen, breng je hen dichter bij elkaar met de juiste technologie. Kies voor kwalitatieve camera’s, microfoons, luidsprekers en beeldschermen. Welke apparaten bij jouw vergaderruimte passen, hangt af van de grootte van je locatie en je ambities.
Tips voor apparatuur in de vergaderruimte:
- Een goede camera is noodzakelijk om de mensen in de fysieke vergaderruimte in beeld te brengen voor de online deelnemers.
- Naast een goed beeld, is ook de geluidsversterking van belang. Test de akoestiek van de ruimte en kies voor een kwalitatieve tafel-, plafond- of pendelmicrofoon.
- Ga voor een beeldscherm dat groot genoeg is, zodat alle fysieke aanwezigen de deelnemers op afstand goed kunnen zien.
- Vaak zijn ingebouwde speakers van een scherm niet voldoende voor een hybride vergadering. Extra speakers kunnen ervoor zorgen dat alle deelnemers het overleg kunnen volgen.
STAP 3 Verbind je deelnemers (draadloos) met de technologie
Om alles uit je hybride vergadering te halen, zorg je ervoor dat deelnemers moeiteloos kunnen verbinden met je systeem. Zeker nu meer en meer werknemers een videoconferentie hosten vanaf hun eigen toestel. Bring Your Own Meeting is een natuurlijke uitbreiding van Bring Your Own Device. En het biedt voordelen. Je kiest als host zelf het software platform van jouw voorkeur en tegelijkertijd profiteer je van de beschikbare randapparatuur van de vergaderruimte waarin je je bevindt. Te veel kabels en bedieningspanelen bemoeilijken die situatie. Kies daarom voor de gemakkelijkste weg en doe het draadloos.
Ben je op zoek een vergaderlocatie die al je hybride wensen afvinkt? Ontdek het aanbod van Meeting-out.
