Hybride vergaderen: het beste van 2 werelden?
Hybride werken is het nieuwe telewerken. En daar zijn we met z’n allen blij om. Want hybride werken combineert zowel de voordelen van thuiswerken als die van op kantoor: we verliezen minder tijd door woon-werkverkeer, besparen verplaatsingskosten, werken productiever én blijven toch fysiek verbonden met elkaar. Het beste van 2 werelden! Maar is hybride vergaderen dat ook?
Wat is hybride vergaderen?
Hybride vergaderen is een boeiende mix van enerzijds fysiek en anderzijds online vergaderen. Het houdt in dat een aantal deelnemers in een fysieke vergaderruimte aanwezig zijn, maar dat ook één of meerdere deelnemers online inbellen. En net daarom brengt deze vorm van vergaderen ook de nodige uitdagingen met zich mee.
Om te scoren met een hybride vergadering, moet je veel ballen tegelijk in de lucht houden. Denk maar aan een gestroomlijnde technische uitrusting, maar evengoed aan bekwaam leiderschap om alle deelnemers optimaal te betrekken bij het overleg. Of de wins opwegen tegen de organisatorische rompslomp, mag je zelf uitmaken. Wij geven alvast een voorzet.
Fysiek versus hybride
Dat een fysieke meeting heel wat voordelen heeft, hoeven we je niet meer te vertellen. Zo is de betrokkenheid van de deelnemers veel groter dan bij een online meeting en biedt het opportuniteiten voor spontane, informele gesprekken net voor of na de vergadering. (Belangrijk, want bij het koffieapparaat worden vaak de beste deals beklonken.) Wie fysiek samenkomt, bouwt aan een hecht team dat nauw samenwerkt. Een geoliede machine, zeg maar.
Anderzijds kunnen ook hybride vergaderingen waardevol zijn. Want externe medewerkers onnodig naar kantoor slepen, levert niet altijd de beste resultaten op.
Om te bepalen welk format je wanneer kiest, is het belangrijk om het doel van je vergadering te bepalen. Wil je creatief en innovatief overleg stimuleren, een nieuw project opstarten, een complex probleem aanpakken of nieuwe collega’s integreren in een team, dan is persoonlijke interactie belangrijk. Wil je echter enkel informatie uitwisselen, kan het wel voldoende zijn om een scherm met elkaar te delen.
De uitdagingen van hybride vergaderen
Een hybride vergadering komt niet zonder de nodige uitdaging. Het goede nieuws? Geen enkele uitdaging is onoverkomelijk. En ze houden ons wakker.
- Uitdaging 1: Gelijkwaardigheid bewaken
Deelnemers die fysiek aanwezig zijn, vangen meer non-verbale communicatie op en kunnen directer interageren. Wie achter het scherm deelneemt, voelt zich daarentegen een pak minder betrokken en kan zijn boodschap onvoldoende kracht bijzetten met de nodige mimiek en gestiek. Als leidinggevende is het daarom belangrijk om de betrokkenheid van de online deelnemers te stimuleren. Via concrete werkvormen sla je een brug tussen beide partijen. Ontdek ze hier samen met andere tips en tricks voor een geslaagde hybride vergadering.
- Uitdaging 2: Technische problemen vermijden
Hoog op het lijstje van frustraties bij hybride vergaderingen zijn technische problemen. Een volledig uitgeruste meeting room voorzien van gebruiksvriendelijke en kwalitatieve apparatuur is daarom een must. Hier vertellen we je hoe je in 3 stappen zo’n hybride vergaderruimte inricht.
- Uitdaging 3: Alles (maar echt alles) coördineren
Kan iedereen nog volgen? Als organisator moet je tijdens een hybride meeting aandacht hebben voor alles en iedereen. Naast de vergadering inhoudelijk vormgeven, bewaak je ook de betrokkenheid van alle deelnemers en het technisch slagen van de vergadering. Maar wist je dat je deze taken ook moeiteloos kan delegeren?
Hybride for the win
Wegen de resultaten op tegen de uitdagingen? Wij denken van wel. Want vergis je niet, er zijn ook heel wat voordelen aan hybride vergaderen.
- Een hybride vergadering is kostenbesparend. Het maakt (internationaal) overleg mogelijk zonder dure verplaatsings- en reiskosten. Bovendien heb je bij een goed draaiend hybride team ook minder kantoorruimte nodig.
- Een hybride vergadering is tijdbesparend. Want hybride vergaderen impliceert thuiswerk. En wie thuiswerk zegt, zegt minder woon-werkverkeer, een hogere productiviteit en een evenwichtige work-lifebalance.
- Een hybride vergadering is een duurzaam verhaal. Want door je team minder op de baan te sturen, produceer je minder autokilometers en draag je bij aan een lagere CO2-uitstoot. En dat is niet alleen goed voor het klimaat, maar ook voor de luchtkwaliteit rond de steden.
- Een hybride vergadering is makkelijk in te plannen. Omdat deelnemers zowel vanop kantoor, als vanuit hun home office, auto of plaatselijke koffiebar kunnen deelnemen, vind je sneller een geschikt moment in ieders agenda.
Klaar om die hybride meeting te knallen? Maak jouw vergaderruimte klaar voor de toekomst met dit eenvoudig 3-stappenplan.
Ben je op zoek naar een externe meeting room voor je (hybride) vergadering? Vind een inspirerende locatie op Meeting-out.
