Let’s get physical! Waarom online vergaderen geen goed idee is
Another meeting that could have been an email. Ineffectief vergaderen kost tijd en geld. Toch kennen we ondertussen al heel wat technieken om vergaderingen productiever te maken en de meeting waste te verkleinen. Een bekende methode, is die van Amazon-baas Jeff Bezos. Hij hanteert 3 gouden regels: Powerpointpresentaties worden vervangen door verhalende memo’s, elke meeting start met een halfuur stilte en – onder het motto ‘hoe minder zielen, hoe meer vreugd’ – moet het aantal deelnemers rond de tafel genoeg hebben met 2 grote pizza’s.
Een efficiënte vergadermethode helpt je goed op weg. (Wil je meer inspiratie? Lees dan deze 7x tips om productiever te vergaderen of boost je meeting met deze 8x out of the box ideeën.) Maar wil je meer uit je meeting halen, dan is het niet alleen van belang om de juiste technieken toe te passen, de keuze van het medium is minstens even belangrijk.
Not all meetings are created equal
Online vergaderen is hot en trending. Logisch, want het is niet alleen kosten- en tijdbesparend, het is ook voor iedereen eenvoudig toegankelijk. Toch is het niet altijd de beste keuze. 90% van de meetings die we hebben kunnen best online of hybride plaatsvinden, zolang de meeting goed voorbereid en gestructureerd is. Maar de andere 10% van de meetings moeten – zonder uitzondering – fysiek plaatsvinden.
Wanneer is face to face vergaderen een must?
Online of fysiek? Om de juiste keuze te kunnen maken, moeten we kijken naar het uiteindelijke doel van onze meeting. ‘Ah, maar zo had ik het eigenlijk niet bedoeld…’ Is context en fysiek contact nodig om de boodschap van je verhaal 100% correct over te brengen? Dan is face to face vergaderen je enige optie. De informaliteit van fysiek vergaderen stelt je instaat om de sfeer correct aan te voelen en struggles, vragen of bekommernissen – die anders nooit naar boven zouden komen – direct op te lossen.
Voorbeelden van meetings waarbij fysiek contact noodzakelijk is voor het slagen ervan zijn strategische meetings, vergaderingen waarin een nieuw project of team wordt opgestart, reflectievergaderingen, team performance meetings, brainstorms en inspirational meetings waarin successen en verbeterpunten gepresenteerd worden.
Verandering van space doet werken
Wil je jouw meeting nog een level hoger tillen, dan vinden deze idealiter plaats buiten de context van je vertrouwde werkomgeving. In een nieuwe omgeving die comfortabel aanvoelt en een informele sfeer ademt, wordt je creativiteit geprikkeld en kan je ongestoord overleggen. Gaat je voorkeur naar een rustgevende of net opzwepende omgeving? All good! Als je maar letterlijk en figuurlijk afstand neemt van de ‘dagelijkse sleur’.
En waar organiseer jij je volgende strategie meeting? Ontdek onze inspirerende locaties en boek jouw meeting room op maat!
