Haal meer uit je meeting: 7x effectieve tips voor productiever vergaderen
Time is money. En dat mag je vrij letterlijk nemen. Want Amerikaanse wetenschappers hebben vastgesteld dat onproductieve vergaderingen elk jaar zo’n 37 miljoen dollar aan budget verslinden. Zonde, want een productieve meeting kan wonderen doen. Tijd voor een revolutie. Let’s make meetings great again! Van een goede voorbereiding tot een strikte timing. Ontdek hier onze beste 7 tips voor productiever vergaderen.
Tip 1 I Elke meeting heeft een duidelijk doel
Neem je agenda erbij en kijk eens hoeveel meetings er deze week staan ingepland. Zijn het er veel? Waarschijnlijk wel. En zijn ze allemaal even interessant? Vermoedelijk niet. Stel jezelf voor je collega’s uitnodigt daarom altijd de vraag of de vergadering wel echt nodig is. Want soms kan het al voldoende zijn om een e-mail te verzenden of een telefoontje te plegen om een project vooruit te helpen. Wat is het doel van de vergadering? Willen we discussiëren, brainstormen, een beslissing nemen of louter informatie uitwisselen? Durf een meeting altijd in vraag te stellen en verwijder de ballast uit je agenda.
Tip 2 I Nodig de juiste mensen uit
Hoe minder zielen, hoe meer vreugd. Want hoe minder mensen aanwezig zijn in een vergadering, hoe efficiënter ze vaak verloopt. Wie moet op de hoogte zijn van deze informatie? En wie kan een meerwaarde zijn voor die brainstorm? De juiste mensen op de juiste plek maken een vergadering zoveel productiever. Nodig daarom alleen de belangrijkste schakels uit en stuur het verslag achteraf door naar collega’s die graag een inkijk willen.
Tip 3 I Stel een agenda op en deel hem
Alles valt of staat met een goede voorbereiding. De agenda moet duidelijk maken wat er besproken moet worden, wie de verantwoordelijke is voor elk punt, en hoe lang elk item aan bod zal komen.
Wil je bovendien dat de vergadering een succes wordt, dan bezorg je de agenda (samen met de bijlagen) vooraf aan de deelnemers. Dit geeft je team de kans om zich in te lezen rond bepaalde onderwerpen en discussiepunten voor te bereiden.
Tip 4 I Hou je aan de vooropgestelde timing
Sommige regels zijn er om gebroken te worden, maar dat geldt niet voor deze. Elke vergadering begint en eindigt op tijd. Wacht daarom niet op laatkomers, eindig tijdig en bewaar ook de vooropgestelde timing per agendapunt. Om dit te doen slagen, communiceer je vooraf aan de deelnemers wat de doorlooptijd is van elk punt. Wees bovendien niet bang om een gesprek of discussie te stoppen als die te lang duurt en over te gaan tot een beslissing.
Tip: Het kan helpen om een tijdbewaker aan te stellen die altijd de klok in de gaten houdt.
Tip 5 I Neem beslissingen en stel actiepunten op
Elk agendapunt mondt uit in een beslissing of actiepunt. Amen. Zorg daarom dat iedereen de meeting geïnformeerd verlaat. Wat zijn de volgende stappen en wat wordt van hen verwacht? Een follow-up van een project met de manager of het delen van updates met het team? Schep duidelijkheid en vermijd een nieuwe meeting over hetzelfde onderwerp om tot conclusies te komen.
Tip 6 I 10/10 voor techniek
Staat er een online meeting gepland, zorg dan dat het technische verhaal goed zit. Niets zo vervelend als de helft van het gesprek missen door een slechte internetverbinding of ondermaatse beeld- en geluidskwaliteit. ‘Ik hoor jullie niet!’ ‘Oei, je beeld staat stil!’ Herkenbaar? Vast wel. Professioneel? Niet echt. Kies voor een gebruiksvriendelijk platform en vermijd tijdverlies door gedempte micro’s en stilstaande beelden.
Tip 7 I Durf reflecteren
Om echt vat te krijgen op je vergaderhygiëne, kijk je na afloop terug op het proces. Werd de timing ten allen tijde gerespecteerd? Waren de juiste mensen aanwezig? Was de presentatie te langdradig? Waarom waren er deelnemers afgeleid? Wat kan de volgende keer beter? Stuur bij waar nodig.
Wist je dat vergaderen op een externe locatie je meeting ook naar een hoger niveau tilt? Een nieuwe omgeving zorgt namelijk voor meer verbinding, meer creativiteit en meer focus. Ontdek hier alle voordelen van offsite vergaderen of probeer het meteen zelf uit en boek een vergaderlocatie bij Meeting-out.
