Hoe maak ik meetings productiever?
‘Ik maak keukens alsof ze voor mezelf zouden zijn.’ Het bijhorende, sappige West-Vlaams accent krijg ik moeilijk op papier. Geen probleem, leest u de zin nog eens, dan klinkt het vast alsof Donald himself het in je oor fluistert. Wat een tagline. Mocht meneer Muyle deze geniale slagzin nog niet hebben uitgevonden, hadden we hem graag zelf gebruikt.
‘Wij bieden meeting rooms aan alsof ze voor onszelf zouden zijn.’ Het klinkt niet eens zo slecht. Het enige verschil: worst met appelmoes bereid in een kille IKEA-keuken smaakt hetzelfde als worst met appelmoes gemaakt in Donald zijn Dovy-keuken. Het rendement van een vergadering hangt daarentegen wel nauw samen met de plaats en sfeer waarin de meeting plaatsvindt.
Why meetings matter
Laten we beginnen bij het begin. Reken je even mee? De doorsnee werknemer woont jaarlijks gemiddeld 187 uur aan vergaderingen bij. Dat is het equivalent van 23 werkdagen of ongeveer 1/10de van een fte. Voor een bedrijf met 100 werknemers betekent het dat 10 werknemers fulltime in meeting zouden zitten. Uit verschillende studies is bovendien gebleken dat gemiddeld 56% van die meetings als ‘onproductief’ wordt ervaren. Voor een bedrijf met 100 werknemers komt dat neer op een verspilling van 5 fte’s per jaar.
Meetings matter, maar een teveel aan vergaderingen is niet alleen nefast voor het welzijn van de werknemers, het levert ook – vaak onzichtbare – financiële verspilling op. Dat moet beter kunnen, toch?
Hoe kunnen we de ‘meeting-waste’ verlagen?
Meetings vragen tijd. Maar een effectieve vergadering zou meer productiviteit moeten opleveren dan de opportuniteitskost die ertegenover staat. Toch spenderen we momenteel nog te veel tijd in meetings die te weinig productiviteitswinst opleveren. Hoe pakken we dit probleem nu aan?
- Investeer minder tijd in meetings. Wil je weten hoe je dat doet? Laat je inspireren door deze 7x vergaderhygiëne tips.
- Verhoog de productiviteit van je meeting. Ontdek hier onze 8x tips om je meeting te boosten.
Kleine kanttekening, ongeveer 1/6de van al onze vergaderingen zijn meetings waarin we brainstormen, strategische beslissingen maken of zware knopen doorhakken. Dit soort vergaderingen vragen nu eenmaal tijd en tolereren geen ‘vaste meeting structuur’. Hoe kunnen we de productiviteit van die meetings dan wel verhogen?
Creativiteit als trigger voor productiviteit
De productiviteit van deze soort meetings hangt sterk af van hoe comfortabel, vrij en ongedwongen de deelnemers zich voelen. Productiviteit is in dat soort meetings dus het resultaat van creativiteit, die pas écht kan ontluiken in een warme sfeer en een gevoel van informele vrijheid. Het hoeft dan ook niet te verrassen dat uit onderzoek blijkt dat creativiteit vooral samenhangt met de omgeving waarin iemand zich bevindt. Comfort, voldoende ruimte, een gezellige inrichting en sfeervolle belichting zijn daarbij belangrijke factoren.
Geef je teams daarom alle kansen om doorslaggevende meetings te houden in ‘een meeting room alsof het voor jezelf zou zijn’.
Benieuwd hoe een huiselijke vergaderruimte jouw meeting naar een hoger niveau tilt? Ontdek alle vergaderlocaties op Meeting-out en laat je inspireren.
